Salas de reunião e videoconferência

Uma sala de reunião com videoconferência precisa começar a chamada em um toque e deixar quem está remoto ver e ouvir todos. A ATIV padroniza salas para Microsoft Teams, Zoom, Webex e Google Meet, da sala pequena à sala de conselho.

O que falha em uma sala de reunião com videoconferência

A queixa mais comum vem de quem está fora da sala: a ponta remota não ouve a mesa. Um microfone único no centro capta bem quem está perto e mal quem está na cabeceira. A sala reverbera, o ar-condicionado entra na captação e duas pessoas falando juntas viram ruído. Quem está remoto deixa de participar.

As outras falhas são de operação. A reunião atrasa porque ninguém sabe qual cabo usar, a câmera mostra a mesa inteira e nenhum rosto, o conteúdo compartilhado não aparece do outro lado. O projeto trata cada uma delas com decisão de equipamento, de posição e de programação.

O que instalamos

• Salas pequenas: barra de vídeo com câmera, microfone e caixa integrados e uma tela.
• Salas médias e grandes: câmeras com enquadramento automático, microfones de teto ou de mesa e processamento de áudio.
• Salas de diretoria e conselho: duas telas, automação de luz e persianas e acabamento discreto.
• Compartilhamento sem fio e conexão do notebook do usuário.
• Painel de agendamento na porta, integrado ao calendário.
• Monitoramento remoto de todas as salas pela TI.
• Equipamentos de Q-SYS, Crestron, Dante, Poly, Logitech, Shure e Samsung, conforme a sala.

Câmera e enquadramento

A câmera fica junto à tela, na altura dos olhos de quem está sentado, para que o olhar de quem fala para a tela pareça dirigido a quem está remoto. O campo de visão é conferido em planta: todos os lugares precisam aparecer, inclusive os mais próximos da câmera.

Em salas pequenas, uma barra de vídeo resolve. Em salas médias e grandes, câmeras com enquadramento automático seguem quem fala ou compõem um quadro por participante. O tamanho da tela é calculado pela distância do lugar mais distante, com a ANSI/INFOCOMM V202.01 como referência, e a segunda tela separa pessoas de conteúdo.

Áudio e cancelamento de eco

Os microfones são distribuídos para que cada lugar fique a distância parecida de uma cápsula: de mesa quando o mobiliário permite, de teto quando a mesa precisa ficar livre. O processador digital de áudio mistura os sinais automaticamente e aplica cancelamento de eco, que retira do sinal enviado o som que saiu das caixas da própria sala. Sem ele, a ponta remota ouve a própria voz de volta.

O resultado depende também da acústica. Sala com muito vidro e pouca absorção piora a captação, e o projeto indica o tratamento necessário. No comissionamento, com base na ANSI/INFOCOMM 10:2013, a sala é testada em chamada real, com as duas pontas falando ao mesmo tempo.

Um controle para iniciar

Em sala dedicada, com Teams Rooms ou Zoom Rooms, o painel na mesa mostra a agenda e a reunião começa em um toque. Quando o usuário prefere o próprio notebook, um cabo ou o compartilhamento sem fio entrega a ele a câmera, os microfones e as caixas da sala, e qualquer plataforma funciona. As duas formas podem conviver na mesma sala.

Em salas com automação, o mesmo painel comanda tela, iluminação e persianas. O sistema volta ao estado inicial ao fim da reunião ou quando o sensor de presença indica sala vazia.

Padronizar várias salas

Empresas com muitas salas ganham ao definir poucos tipos, por porte, e repetir o mesmo projeto em cada um. O usuário encontra a mesma interface em qualquer unidade, a TI atende a todas com o mesmo procedimento e o monitoramento remoto mostra o estado de cada sala. A implantação segue um cronograma por lotes, definido no diagnóstico.

• Como padronizamos salas em várias unidades.

Onde continuar

• Sala de reunião híbrida: página detalhada da solução.
• Salas de colaboração: o que a solução inclui.
• BYOD e BYOM: reunião com o notebook do usuário.
• Auditórios para eventos presenciais e híbridos.
• Salas de aula e de treinamento.
• Todos os ambientes que a ATIV projeta.
• Falar com a ATIV sobre as salas da empresa.